Datenschutzerklärung zum Bewerbungsverfahren

- Informationen nach Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) –

Liebe Bewerberin, Lieber Bewerber,

nachfolgend informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Art. 4 Abs. 2 DSGVO im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung.

ABSCHNITT I. – Allgemeine Informationen

Wir speichern und verarbeiten nur Daten, die Sie uns freiwillig zur Verfügung stellen. Sofern Sie Leistungen von uns in Anspruch nehmen, werden in der Regel nur die Daten verarbeitet, die wir im Zuge unserer Leistungserbringung von Ihnen freiwillig zur Verfügung gestellt und zur Wahrung eigener berechtigter Geschäftsinteressen dringend benötigen.

Soweit wir Sie um weitergehende Daten bitten handelt es sich um freiwillige Informationen, auf die kein Rechtsanspruch besteht.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten, erfolgt stets im Einklang mit der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem nationalen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in Übereinstimmung mit den für die 8mylez GmbH geltenden landesspezifischen Datenschutzbestimmungen.

Eine Verarbeitung kann auch auf elektronischem Wege erfolgen. Die 8mylez GmbH hat als für die Verarbeitung Verantwortlicher zahlreiche technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, um einen möglichst lückenlosen Schutz der zu verarbeiteten personenbezogene Daten sicherzustellen.

Dennoch können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz zu hundert Prozent letztendlich nicht gewährleistet werden kann.

Aus diesem Grund steht es jeder betroffenen Person frei, personenbezogene Daten auch auf alternativen Wegen, beispielsweise persönlich, per Telefax oder per Post an uns zu übermitteln.

Verantwortlicher

Verantwortlich im Sinne der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem nationalen Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie sonstiger in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union geltender Datenschutzgesetze und anderer Bestimmungen mit Datenschutz rechtlichem Charakter:

8mylez GmbH
Technologiepark 23

33100 Paderborn

Datenschutzbeauftragter

Der Datenschutzbeauftragte, des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

PRIVE - ein Angebot der PRIVE Datenschutz GmbH

Reinhardtstraße 7
10117 Berlin (Deutschland)

E-Mail: support@8mylez.com

ABSCHNITT II. – Verwendung und Zweckbindung der Verarbeitung und derer Rechtsgrundlagen

Zweckbindung der Verarbeitung im Bewerbungsverfahren
Wir verarbeiten personenbezogene Daten über Sie zum Zweck Ihrer Bewerbung für ein Beschäftigungsverhältnis, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Die von Ihnen zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten, werden entsprechend den jeweils geltenden Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten, nur für die Ihnen mitgeteilten oder zu derer Verwendung eingewilligten Zwecke verarbeitet. Dies insbesondere, zur

Vertragsanbahnung mit Ihnen oder zu deren -abwicklung;
Ihre Anfragen effektiv und qualitativ bearbeiten bzw. beantworten zu können;
Ihrer bedarfsgerechten Gestaltung von Leistungen und Angeboten;
Bearbeitung Ihrer Anliegen und Aufträge;
Ihrer Zugangsbeschaffung, zu bestimmten Informationen oder Angeboten;
Wahrung berechtigter eigener Geschäftsinteressen, im Hinblick auf die Beratung und -Betreuung

Verwendung der Verarbeitung im Bewerbungsverfahren und derer Rechtsgrundlagen

Soweit die Bewerbung zur Erfüllung eines Vertrages mit dem Bewerber oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, beruht die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten auf Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO.

Sollte es sich um eine Initiative-Bewerbung handelt beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO, durch Einwilligung des Bewerbers. Sie können Einwilligungen, die auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO durch Einwilligung des Bewerbers beruhen, jederzeit durch Mitteilung an uns widerrufen ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Insofern für die Verarbeitung Nebendienstleistungen hinzuzuziehen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, aus dem berechtigten Interesse an der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens.

Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruhende Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Zu deren Ausübung können Sie sich jederzeit an uns, als den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder an unseren Datenschutzbeauftragten, unter den in Abschnitt I. Buchstabe A und B oder die im Impressum genannten Kontaktdaten wenden.

Die Rechtsgrundlage, für eine über andere rechtliche Grundlage hinausgehende Verarbeitung der Daten, ist in jedem Fall die Einwilligung des Bewerbers gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses hohlen wir insofern, eine Einwilligung des Bewerbers ein.

Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich und besteht für eine solche Verarbeitung keine gesetzliche Grundlage, holen wir generell eine Einwilligung der betroffenen Person ein.

Sie können Einwilligungen, die auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO durch Einwilligung des Bewerbers beruhen, jederzeit durch Mitteilung an uns widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

Soweit es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns kommt, können wir die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten.

Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus § 26 Abs. 1 i. V. m. Abs. 8 S 2. BDSG, wenn dies für die Begründung, die Durchführung oder die Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung oder Erfüllung diesbezüglich ergebenden Rechte und Pflichten der Beschäftigten erforderlich ist.

Ansonsten endet der Bewerbungsprozess mit dem Zugang der Absage beim Bewerber.

Im Falle das ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO weiter speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Sie haben das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen diese auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruhende Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Zu deren Ausübung können Sie sich jederzeit an uns, als den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder an unseren Datenschutzbeauftragten, unter den in Abschnitt I. Buchstabe A und B oder die im Impressum genannten Kontaktdaten wenden.

ABSCHNITT III. – Datenschutzrechte im Bewerbungsverfahren

Rechte der betroffenen Person
Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen, folgende Datenschutzrechte nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO und Art. 15 bis 22 DSGVO Art. 77 DSGVO i. V. m. § 29 BDSG zu:

Recht auf Widerruf,
Recht auf Auskunft,
Recht auf Berichtigung,
Recht auf Löschung,
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,
Recht auf Datenübertragbarkeit,
Recht auf Automatisierte Entscheidungen im Einzelfall einschließlich Profiling.

Außerdem steht Ihnen nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitungen zu, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruhen aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, sowie gegen die Verarbeitung zum Zwecke von Direktwerbung. Zu deren Ausübung können Sie sich jederzeit an uns, als den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder an unseren Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktdaten hierzu finden Sie in Abschnitt I. Buchstabe A und B dieser Erklärung.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO i. V. m. § 29 BDSG das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

ABSCHNITT IV. – Herkunft und Art der Bewerberdaten sowie derer Empfänger

Aus welchen Quellen stammen die personenbezogenen Daten?
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Bewerbungsverfahrens von Ihnen erhalten. Diese Daten entstammen entweder,

aus den von Ihnen selbstauszufüllenden Bewerbungsbögen;
aus den uns von Ihnen per E-Mail zugesandten Dateien (Bewerbungsunterlagen, Anschreiben, Passbild, Lebenslauf, Zeugnisse, etc…);
aus den uns von Ihnen persönlich mitgeteilten Informationen (telefonisch und persönlichen Gesprächen);
aus den von Ihnen stammenden Unterlagen, die Sie uns per Telefax oder per Post, zugesendet haben.

Des Weiteren werden technische Nutzungsdaten bei der Benutzung und/oder dem Besuch der Website verarbeitet.

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir? Wir verarbeiten Daten, die mit Ihrer Bewerbung in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (wie Namen, Anschrift und Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer zur beruflichen Qualifikation und Schulbildung oder Angaben zur beruflichen Weiterbildung sein oder andere Angaben, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zukommen lassen.

Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie bspw. ein Profil bei beruflichen Social Media Netzwerken. Darüber hinaus benötigen wir für eine erfolgreiche Vermittlung sämtliche Angaben, wie sie sich üblicherweise in einem Lebenslauf befinden und solche, die für eine erfolgreiche Vermittlung im Einzelfall notwendig sind, wie

Personenstammdaten (Name, Vorname, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten, Passbild). Falls von Ihnen als Bewerber im Lebenslauf angegeben (Geburtsdatum, -ort, -land, ggf. Staatsangehörigkeit, Familienstand),
Daten Ihrer beruflichen Entfaltung (Ihre derzeitige berufliche Situation, Ihr gewünschter Einsatzort, Ihre Verfügbarkeit)
Ihre Berufswünsche, Angaben, wie Sie auf das Stellenangebot aufmerksam geworden sind, Grund für das angestrebte Beschäftigungsverhältnis, etc...),
Daten zu Ihrem Bildungsweg (Beginn und Ende der Schulausbildung, Art der Schule, Art des Abschlusses, Gesamtnotendurchschnitt des letzten Zeugnisses (ohne Kopfnoten), Noten des letzten Zeugnisses in den Fächern Mathematik, Deutsch, Englisch, BWL, Rechnungswesen),
Ausbildungsdaten (Schule, Universität, Fernstudium, betriebliche Ausbildung, Lehrstelle, Kurse, Seminare),
Daten über außerberufliche Interessen (Hobbies, ehrenamtliches Engagement),
Daten über den Inhalt vergangener und aktueller Arbeitsverhältnisse (Arbeitsaufgaben, Leistungsdaten, ausgefüllte Positionen),
Daten zu Ihrem Werdegang (Lebenslauf, Berufserfahrung, Weiterbildung, Arbeitsaufgaben vergangener Arbeitsverhältnisse, Arbeitsaufgaben aktueller Arbeitsverhältnisse),
Kenntnisse und Qualifikationen (Kenntnisse, Qualifikationen, Zeugnisse, etc…)
Behördliche Nachweise (Führerschein, Staplerschein, Personenbeförderungsschein, Aufenthaltsbescheinigung, Meldebestätigung, Schwerbehindertenbescheinigung, polizeiliches Führungszeugnis, Gesundheitszeugnis, Sozialversicherungsausweis),
Kommunikationsdaten (aufgerufene Website, Datum und Uhrzeit des Abrufs, Menge der gesendeten Daten in Byte, Quelle/Verweis von welchem Sie auf die Seite gelangten, Angaben zum Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems, verwendeter Browsertyp und dessen Versionsbezeichnung, verwendetes Betriebssystem beim Browserzugriff, die verwendete IP-Adresse in anonymisierter Form),
Eigenständig generierte Daten (wir weisen jeder Bewerbung eine eigene Bewerbungsnummer zu, Merkmale und Notizen, die wir selbst im Bewerbungsverfahren Ihnen zuordnen)
Sonstige Datenarten (Daten, die im Rahmen der Kommunikation mit Ihnen anfallen, Einwilligungserklärung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die Sie uns im Bewerbungsverfahren freiwillig überlassen haben oder die Sie uns hochgeladen haben oder die Sie uns anderweitig zukommen ließen, Bewerbungsanschreiben, etc…).

Welche Kategorien von Empfängern erhalten meine Daten?

Innerhalb der 8mylez GmbH erhalten nur diejenigen Stellen Ihre Daten, die mit der Vorbereitung und der Durchführung des Bewerbungsprozesses betraut sind. Das sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung sowie die Fachbereiche in denen eine Stelle besetzt werden soll, die Führungskräfte und die potentiellen Vorgesetzten. Auch von uns eingesetzte und im Auftrag tätige Dienstleister (sog. Auftragsverarbeiter, vgl. Art. 28 DSGVO) können zu in Abschnitt II. Buchstabe A genannten Zwecken Daten verarbeiten.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten, an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln soweit dies im Rahmen der unter Abschnitt II. dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist. Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag, auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO insb. durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, denen wir uns selbst bedienen, verarbeitet werden.

Insofern für die Verarbeitung Nebendienstleistungen hinzuzuziehen sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO, aus dem berechtigten Interesse der Abwicklung des Bewerbungsverfahrens. Sie haben grundsätzlich das Recht aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation heraus ergeben, jederzeit gegen die auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO beruhende Verarbeitungen betreffender personenbezogener Daten zu widersprechen. Hierzu gehören auch Nebendienstleistungen, die dem Auftragnehmer zur Sicherstellung er Vertraulichkeit, Verfügbarkeit, Integrität und Belastbarkeit der Hard- und Software von Datenverarbeitungsanlagen dienen und in Anspruch genommen werden, wie

Telekommunikationsanbieter im Rahmen von Wartungs- und Serviceleistungen,
Reinigungs- und/oder Sicherheitsdienste,
Prüfer im Rahmen von Zertifizierungen,
Entsorgungsdienstleister,
Rechenzentrumsdienstleistungen,
Post-/ Transportdienstleistungen,
IT-Dienstleister zur Anlagenwartung und zum Benutzerservice.

Ebenso im Sinne dieser Erklärung zählen bereits bestehende Dienstleistungen, die der Auftragnehmer generell bei Dritten als Nebenleistung zur Unterstützung seiner Betriebsdurchführung bzw. seines Gewerbes im Rahmen einer Auftragsverarbeitung in Anspruch nimmt. Personenbezogenen Daten werden in diesen Fällen von dem jeweiligen Betreiber im Auftrag durch uns verarbeitet.

Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben, die diese dann in eigener Verantwortung verarbeiten.

ABSCHNITT V. – Bestimmungen

Inwieweit werden meine Daten für die Profilbildung genutzt?
Ihre Daten werden nicht zu einer Profilbildung (Profiling) genutzt. Profiling ist jede Art der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten, die darin besteht, dass diese Daten verwendet werden, um bestimmte persönliche Aspekte zu analysieren oder vorherzusagen.

Ist die Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation beabsichtigt?
Eine Übermittlung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens in ein Drittland oder an eine internationale Organisation ist nicht beabsichtigt.

Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?
Spätestens 6 Monate nach Zugang der Absage, werden die Daten anonymisiert. Dies gilt nicht, soweit die Verarbeitung und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten, im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Gegebenenfalls erhalten Sie trotz einer Absage in einem konkreten Bewerbungsverfahren eine Einladung für einen sogenannten „Talentpool“ für künftige Stellenausschreibungen bei der 8mylez GmbH. Im Falle Ihrer Einwilligung werden Ihre Bewerbungsdaten für jeweils drei weitere Monate gespeichert. Alle drei Monate müssen Sie erneut einwilligen, dass Sie im Bewerberpool verbleiben möchten.

Sollten Sie auf diese Nachfrage nicht innerhalb von 14 Tagen reagieren, so werden Ihre Unterlagen nach weiteren 6 Monaten einer Löschung zugeführt, sofern einer Löschung keine sonstigen berechtigten Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen entgegenstehen. In jedem Fall werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist für die während des Bewerbungsvorgangs zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen dann der Fall, wenn die Daten für die Durchführung des Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nicht mehr erforderlich sind.

Auch nach Abschluss des Vertrags kann eine Erforderlichkeit, personenbezogene Daten zu speichern, bestehen, um vertraglichen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen. Eine Löschung können Sie, unter Angabe Ihres vollständigen Namens, bei dem unter Abschnitt II. Buchstabe A genannten Verantwortlichen verlangen.

Sind die Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, ist eine vorzeitige Löschung der Daten nur möglich, soweit nicht vertragliche oder gesetzliche Verpflichtungen einer Löschung entgegenstehen.

Welche Erforderlichkeit des Bereitstellens personenbezogener Daten gibt es?
Im Rahmen Ihrer Bewerbung sollen Sie uns nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich sind. Die Bereitstellung personenbezogener Daten, ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie dazu verpflichtet personenbezogene Daten bereitzustellen.

Was sind die Folgen der Nichtbereitstellung personenbezogenen Daten?
Ohne aussagekräftige Daten oder Angaben zu Ihrer Person bereitzustellen, werden wir Ihre Aufnahme in die Bewerbungsverfahren leider ablehnen müssen.

Besteht eine Automatisierte Entscheidungsfindung?
Es findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, das heißt, die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung.

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Wir freuen uns auf Dich!

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